"Les retours des utilisateurs sont extrêmement positifs, d’autant que la prise en main s’est faite très rapidement... "

Dans le cadre de la globablisation des applications SAP au niveau européen, le module de gestion des notes de frais utilisé jusqu'alors n'a pas été repris. Nous avions donc besoin d'un outil adapté aux spécificités de notre activité en France.

Nous avions besoin d'un outil de gestion des notes de frais simple à interfacer avec SAP d'une part et l'outil de gestion de la visite médicale SIEBEL d'autre part. Pas question en effet de modifier les habitudes des 500 visiteurs médicaux du laboratoire en France.

La simplicité et la clarté d'utilisation d'ULYSSE T&E nous ont convaincus. Et le mode ASP rentrait bien dans le cadre de la globalisation des systèmes d'information. Enfin, le module de connexion e-booking et l'ouverture de l'application sur Internet nous intéressent beaucoup.

L'équipe d'ETAP-ON-LINE a très bien compris nos besoins tout en nous faisant bénéficier de sa très grande connaissance du métier et de la fonction.

Grâce à son paramétrage, ULYSSE T&E se calque sur la structure et l'organisation de l'entreprise. Et l'équipe d'ETAP-ON-LINE a affiné les interfaces requises. Ainsi, les visiteurs médicaux continuent de saisir les informations relatives à leurs notes de frais dans Siebel, puis les données sont automatiquement déversées dans ULYSSE T&E.

Cela concerne près d'une note de frais par jour pour chacun des 500 visiteurs médicaux. ETAP-ON-LINE nous a également proposé une fonctionnalité qui permet à chaque visiteur médical d'obtenir un récapitulatif mensuel de ses frais en mode 'push e-mail", c'est à dire directement dans sa messagerie, sans action de sa part.

Les frais de déplacement des 700 collaborateurs du siège sont quant à eux directement gérés en ASP dans www.ulyssetravel.com. L'état d'avancement peut ensuite être directement suivi en ligne, et une fois validées, les données sont automatiquement intégrées en comptabilité.

Pour l'adminsitrateur de la solution ici chez ROCHE, les workflows sont faciles à maîtriser grâce à de simples paramétrages et les messages envoyés aux collaborateurs peuvent être personnalisés. Le choix du mode ASP a permis de libérer les équipes techniques de Roche du support de l'applicationde gestion des notes de frais, tout en garantissant une maintenance et des mises à jour transparentes et régulières.


Martine GODART, Chef de Projet, ROCHE
Extraits du témoignage recueilli par Indexel en 2008