Nous gérons 200 000 déplacements par an, en France, à l'international et intra-internationaux, explique Anne Vilain, de la Direction financière des projets transverses chez AREVA. Et le volume devrait encore augmenter compte tenu de notre forte croissance interne et externe.

Nous lançons des projets transverses afin de mettre en place des règles de gestion et des solutions communes à toutes les sociétés AREVA notamment pour la gestion des voyages d'affaires.  La gestion des déplacements professionnels et des notes de frais était globalement manuelle au sein des sociétés du groupe avec en conséquence beaucoup de temps passé, des erreurs et un manque de visibilité... Nous souhaitions harmoniser les processus, fournir un outil convivial et moderne aux utilisateurs et disposer d'une application facilement adaptable au monde entier.

ULYSSE T&E répondait très bien à notre cahier des charges, et toutes les équipes impliquées ont été convaincues : comptables , informaticiens, acheteurs et ressources humaines. Au delà des critères strictement fonctionnels, les équipes AREVA ont apprécié la convivialité et l'ergonomie de l'outil. Cet aspect est d'autant plus important que nous souhaitions que les collaborateurs saisissent eux-mêmes les informations relatives à leurs déplacements. Nous avons d'excellentes relations avec les équipes ETAP-ON-LINE qui se sont montrées disponibles, compétentes et ouvertes. Elles nous ont  tout au long du projet démontré leur vraie volonté de travailler en partenariat.

Une fois l'application choisie, les équipes d'AREVA ont travaillé en 2007 à la définition d'un core model. Cette étape s'est avérées plus longue que prévu mais nous voulions disposer d'un paramétrage le plus standard possible pour le groupe afin que l'outil s'adapte aux différences d'organisation, de culture, de processus et de systèmes d'information. L'objectif étant de le proposer à toutes les entités à travers le monde.

Pendant la création d'une société "pilote", les équipes AREVA ont rédigé de concert avec les équipes d'TAP-ON-LINE un plan projet détaillé. Le plan projet prévoit tous les aspects d'un déploiement, depuis les interfaces à réaliser avec le système en place jusqu'au plan de communication visant à accompagner la conduite de changement.

Au départ, nous envisagions d'héberger ULYSSE T&E en interne. Mais nous nous sommes rapidement rendus compte que c'était une erreur et avons décidé d'opter pour l'ASP avec à la clé des coûts maîtrisés, des mises à jour effectuées par notre prestataire en toute transprence et beaucoup de temps gagné.

L'outil s'est très bien adapté à notre organisation, avec des workflows parfaitement respectés. les délais de validation se trouvent nettement raccourcis et tous les ordres de mission reçus par l'agence sont signés électroniquement... plus de demandes par fax ou par téléphone !
Fort de cette réussite, le groupe AREVA a établi un calendrier de déploiement sur touts ses filiales.

Anne Vilain, Direction financière des projets transverses, AREVA
Jean-Luc Martel, Responsable du déploiement Ulysse T&E, AREVA
Extraits du témoignage Indexel